4 KPIs estratégicos para una gestión de almacenes resiliente frente a las disrupciones
En estos últimos años, encuentro —en la mayoría de los almacenes— indicadores de desempeño (KPIs o key performance indicators) bien diseñados, enfocados al control de pedidos, de recepciones de producto, de control de inventarios, de costos de almacén, etcétera, estructurados con diferentes cortes de tiempos de ciclo, o bien de costos.
Este tipo de indicadores de control de operaciones nos ayudan a ver el día a día, son completamente tácticos y nos permiten tener un control de almacén excelente.
Las métricas nos muestran todo bajo control… pero, de repente, nos encontramos con problemas operativos:
¿Qué ocurrió que no nos dimos cuenta a tiempo?
¿Qué causó el problema que no vi venir?
Es aquí cuando nos percatamos que hay otro tipo de indicadores fundamentales a tener en consideración.
KPIs y gestión de almacenes: hace falta estrategia frente a las disrupciones globales
Existen otros tipos de indicadores estratégicos que nos ayudan a ver con anticipación alguno de estos problemas, sea el almacén manejado por la misma empresa, o tercerizado, no importa, es muy recomendable establecerlos.
Los indicadores estratégicos se deben analizar a la luz de los cambios globales:
La pandemia por Covid19 aceleró el comercio electrónico.
Las tensiones de China con Estados Unidos están impactando con la llegada de nuevas operaciones que requieren nuevos espacios de manufactura y de almacén.
La invasión de Rusia a Ucrania está elevando el precio de los combustibles a nivel global.
La disrupción se percibe también en el hecho de que la demanda excede a la oferta en el caso de automóviles y de tractocamiones; así como en la inflación que está causando en las operaciones logísticas.
Desde mi punto de vista, son 4 los indicadores estratégicos más relevantes para afinar nuestra estrategia en administración de almacenes.
4 Indicadores de desempeño para una mejor estrategia operativa y resiliente de tu almacén
Administración de la capacidad del almacén
El primer indicador estratégico está relacionado con la administración de capacidad del espacio. La capacidad usada hoy y la proyectada a un año.
Encontrar y rentar o construir una nave industrial no es algo que se pueda conseguir en un período corto, la utilización actual puede que sea parte ya de una métrica de desempeño táctico, pero la proyectada a uno o dos años es algo que se debe implementar para evitar problemas de espacio.
Las preguntas que se pueden formular están relacionadas con planes de crecimiento y cambios en perfiles de productos.
A través de una reunión trimestral con el equipo directivo, se pueden encontrar respuestas a estas preguntas, que nos ayudan a administrar la capacidad de los almacenes, no solo en espacio, sino también en el número de almacenistas, turnos y equipos necesarios.
2. Mezcla de embarques de pedidos
El segundo indicador estratégico, responde a las preguntas: ¿cuál es la mezcla de embarque de pedidos en el próximo año?,¿qué nuevos canales de distribución se tienen planteados?Existe una tendencia muy fuerte en el comercio electrónico. Si antes se embarcaba un camión completo a un punto de venta, ahora esto se puede convertir hasta en más de mil embarques directos vía paquetería courier.
La relación suministro-pedidos (es decir, paquetes comprados versus paquetes vendidos) en donde anteriormente veíamos cambios de 1 a 3, ahora con el auge del comercio electrónico esta relación se puede convertir en 1 a 100.
Esto es, por cada recibo, 100 embarques de pedidos. El impacto en el espacio requerido y en la gente necesaria para la operación, cambia drásticamente. Es imposible operar con el proceso y el WMS (warehouse management system) de la misma manera para este nivel de comercio electrónico.
3. Gestión integral de costos
El tercer indicador estratégico engloba varios puntos. La inflación está causando aumentos en el proceso de transporte. Generalmente hay una relación de costos de transporte a costos de almacenamiento para los embarcadores de 3 a 1, es decir, por cada 3 pesos de transporte, se gasta 1 de almacén.
Cuando se mide esta relación, y el costo de transporte se vuelve mucho más agresivo debido a las tendencias de comercio electrónico, la realidad nos obliga a una revisión y replanteamiento.
Necesitamos analizar nuestra red de distribución, optimizando el transporte y evaluando nuevos puntos de almacén para operaciones de cross dock, para poder mantener un costo de punta a punta de manera óptima, y no solo reducir el costo del almacén o el costo de transporte de manera independiente.
4. Planeación de niveles de inventario
Un cuarto indicador estratégico diferente es el relativo al tipo de industria donde estemos ubicados.
Una tendencia que estamos observando es que la disrupción de la cadena de suministro está forzando a aumentar los niveles de seguridad de inventarios. Si el área de planeación y compras decide aumentar los niveles de stock, aumentando su nivel de seguridad, puede resultar en impacto radical en el uso del almacenamiento.
La recomendación es incluir un diálogo de este tema para poder preparar el espacio suficiente en el almacén. Un aumento de solo una semana de nivel de seguridad puede significar hasta un 25% más de inventario en el almacén.
Con este artículo, muestro algunos ejemplos de indicadores estratégicos importantes, pero por supuesto no son todos.
El objetivo es que reflexiones alrededor de lo que pasa en tu empresa y puedas prepararte para el futuro, mitigando los problemas a enfrentar en el horizonte.
Juan Carlos Martínez es fundador de Juanki Consulting. Consultor en logística y cadena de suministro con más de 30 años de experiencia a nivel global, como director logístico, CEO y consultor. Profesor de Cátedra en Ingeniería Industrial y de Sistemas en el Tec de Monterrey. Es Ingeniero Mecánico Electricista, con una Maestría en Alta Dirección por el ITESM y un Diplomado en Control Estadístico de Procesos, del programa FORD-ITESM-IPADE.
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